Chaque année est marquée par des temps forts et différents moments stratégiques : réalisation du bilan comptable, période fiscale… autant d’événements desquels découle l’impression de documents confidentiels. Voilà 5 ans déjà que la dernière règlementation RGPD - Règlement général sur la protection des données - obligeant la destruction des documents qui revêtent un caractère personnel, a été publiée. Détruire ses données sensibles via un destructeur de papier est devenu une obligation, alors en tant qu’expert-comptable, êtes-vous bien équipés ?
Dans le cadre de votre gestion comptable et quel que soit le régime fiscal auquel vous appartenez, l’obligation de fournir certaines pièces comptables s'applique.
Tableaux, bilans, comptes rendus, audits, grands livres, rapports d’expertise … ces documents sont primordiaux au niveau de la fiscalité : en cas de contrôle fiscal, ces derniers permettront de vérifier la justesse de votre comptabilité.
Par conséquent, chaque année, vous imprimez une multitude de documents différents truffés de données confidentielles.
A l’issue de quelques années, la nécessité de détruire vos archives s’impose : en effet, vous avez l’obligation de sécuriser l’intégralité de vos informations sensibles en détruisant les documents via un destructeur de papier.
De plus, il faut également détruire les papiers en cas d’erreur d’impression, des documents que vous avez dû imprimer à un moment donné et qui ne vous sont plus utiles par la suite ou bien encore certains qui deviennent obsolètes au fil du temps.
Justement, concernant la conservation des documents comptables obligatoires, il faut compter un minimum de 10 ans à partir de la clôture de l'exercice.
Attention, les délais varient selon les différentes pièces.
Pour en savoir plus, reportez-vous sur le site du gouvernement afin d’en connaître les détails. En cette fin d’année, profitez-en pour faire du tri dans vos archives et ainsi sécuriser vos informations sensibles !
L’IMPORTANCE DE DECHIQUETER LES INFORMATIONS CONFIDENTIELLES AU DESTRUCTEUR DE DOCUMENTS
Une des raisons primordiales pour lesquelles il est nécessaire de détruire ses données confidentielles est l’usurpation d’identité.
La perte de marché, perte de compétitivité, perte d'avantages concurrentiels, perte de technologie, divulgation de processus de fabrication…
Il n’y a pas que l’usurpation d’identité d’un individu, les entreprises peuvent également se faire voler leur identité. Visées par des criminels, qui pour faire du commerce, peuvent utiliser l'identité usurpée de la compagnie pour commander des marchandises et des services auprès de fournisseurs.
Il est essentiel de se protéger contre les individus sans scrupules décidés à vous nuire…